Das CHANCEN Portal für Bildungspartner

Was ist das CHANCEN Portal für Bildungspartner?

Über das CHANCEN Portal für Bildungspartner wird die Zusammenarbeit zwischen der CHANCEN Gemeinschaft und ihren Bildungspartnern gesteuert.

Sobald eine Bildungspartnerschaft geschlossen wird, erhalten Sie als Bildungspartner Zugriff auf das CHANCEN Portal. Hier können Sie die finanzierten Studiengänge einsehen, die finanzierten Studierenden und Bewerbungen einsehen.

Hier gelangen Sie zum CHANCEN Portal für Bildungspartner!

Inhaltsverzeichnis

Wie kann ich den Bewerbungsstatus im Portal einsehen?
Wie kann ich den Status einer Bewerbung einstellen?
Wie kann ich den Status von Studierenden einsehen?
Wie kann ich den Studierendenstatus ändern?
Was muss ich beachten, wenn Studierende mehr als einen UGV haben?
Wie kann ich Massenupdates vornehmen?
Ihr Feedback zum Bildungspartnerportal

Wie kann ich den Bewerbungsstatus im Portal einsehen?

Übersicht der UGV Bewerbungen

• Um den Status von Bewerber*innen einzusehen, klicken Sie nach dem Login auf „UGV Bewerbungen ansehen“.
• Nun sehen Sie eine Übersicht aller Bewerbungen. In der Übersicht sehen Sie den von Ihnen hinterlegten Hochschulstatus und den Vertragsstatus des Studierenden mit der CHANCEN Gemeinschaft.

Wie kann ich den Status einer Bewerbung einstellen?

Um einen reibungslosen Ablauf der Rückzahlung zu ermöglichen, ist es notwendig, dass der Hochschulstatus der Bewerber*innen durch Sie regelmäßig gepflegt wird: sind Bewerber*innen nicht durch den Bildungspartner verifiziert, so wird der weitere Bewerbungsprozess hierdurch blockiert.

Bewerbungsstatus einstellen

• Um den Status von Bewerber*innen einzustellen, klicken Sie nach dem Login „UGV Bewerbungen ansehen“.
• Suchen Sie in der Liste nach der Person, deren Status Sie einstellen möchten.
• Klicken Sie links neben dem Namen auf „Details“.
• Nun sehen Sie das Bewerber*innenprofil im Detail und können den Hochschulstatus einstellen.
• Bestätigen Sie den gesetzten Hochschulstatus anschließend mit einem Klick auf „Änderungen bestätigen“.

Wie kann ich den Status von Studierenden einsehen??

Übersicht der UGV Studierenden

• Um den Status von Studierenden einzusehen, klicken Sie nach dem Login auf „UGV Studierende ansehen“.
• Nun sehen Sie eine Übersicht aller Studierenden. In der Übersicht sehen Sie den von Ihnen hinterlegten Studienstatus und den Vertragsstatus der Studierenden mit der CHANCEN Gemeinschaft.

Bedeutung der Vertragsstatus bei Studierenden

• „Draft“ = Bewerber*in hat einen UGV Mustervertrag erhalten, CHANCEN eG startet in Kürze den elektronischen Vertragsabschluss.
• „Email sent to CHANCEN“ = Beide CHANCEN Vorstände wurden darüber informiert, dass sie eine Unterschrift leisten müssen.
• „EmailSentToStudent“ = Beide CHANCEN Vorstände haben den Vertrag unterzeichnet und der*die Bewerber*in wurde gebeten, den Vertrag zu unterzeichnen.
• „Signed“ der Vertrag wurde von den CHANCEN Vorständen und dem*der Bewerber*in unterzeichnet.
• „Identification…“ falls es zu Problemen während der Vertragsunterzeichnung durch den*die Bewerber*in kommt (z.B. Abbruch des Prozesses oder Betrugsversuch), erscheint ein entsprechender Hinweis.

Wie kann ich den Studierendenstatus einstellen?

Um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen, ist es notwendig, dass der Hochschulstatus der Studierenden durch Sie regelmäßig gepflegt wird. Insbesondere frühzeitige Studienabschlüsse oder -Abbrüche sowie Urlaubs- und Auslandssemester können wir ohne Ihre Unterstützung nur schwer erfassen.

Studierendenstatus einstellen

• Um den Status von Studierenden einzustellen, klicken Sie nach dem Login „UGV Studierende ansehen“.
• Suchen Sie in der Liste nach der Person, deren Status Sie einstellen möchten.
• Klicken Sie links neben dem Namen auf „Details“.
• Nun sehen Sie das Studierendenprofil im Detail und können den Studienstatus einstellen.
• Bestätigen Sie den gesetzten Studienstatus anschließend mit einem Klick auf „Änderungen bestätigen“.

Bedeutung der Universitätsstatus

• “Student declined ISA” = Der UGV wurde nicht geschlossen. Hier bitte keine Statusänderungen vornehmen!
• “Immatrikuliert/eingeschrieben” = Person studiert aktuell.
• “Beurlaubt/Urlaubssemester” = Person befindet sich in einem offiziellen Urlaubssemester.
• “Auslandssemester” = Person befindet sich in einem offiziellen Auslandssemester.
• “Abgebrochen” = die Ausbildung wurde ohne Abschluss abgebrochen.
• “Exmatrikuliert nach Studienabschluss” = die Ausbildung wurde mit Abschluss beendet.

Was muss ich beachten, wenn Studierende mehr als einen UGV haben?

Manche Studierenden haben mehrere Studiengänge an Ihrer Bildungseinrichtung begonnen bzw. abgeschlossen und können daher eventuell auch mehrere UGVs haben. In diesem Fall geht es beim Universitätsstatus um den Status der aktuellsten durch CHANCEN finanzierten Ausbildung, auch wenn das Portal eine bereits abgeschlossene Ausbildung anzeigt. Wir arbeiten daran, das Portal an dieser Stelle intuitiver zu gestalten.

Wie kann ich Massenupdates von Status vornehmen?

Durch Massenupdates können Sie noch schneller Status im Portal updaten.

• Um für mehrere Personen denselben Status einzutragen, können Sie mehrere Personen einer Seite über das Haken-Symbol links auswählen. Alternativ können Sie auch alle Personen auf der Seite auswählen, indem sie den Haken links oben im Menü anklicken.
• Nun erscheint rechts oben ein Feld „Massenupdate“. Wenn Sie dieses Feld auswählen, können Sie für alle ausgewählten Personen den gleichen Status setzen.

Leider ist aktuell nur die Ansicht von 10 Studierenden auf einer Seite möglich. Bitte klicken Sie durch alle Seiten, um alle Status zu updaten. Wir arbeiten daran, in Zukunft mehr Studierende auf einer Seite zu zeigen.

Ihr Feedback zum Bildungspartnerportal

Das CHANCEN Portal für Bildungspartner wird stetig weiterentwickelt. Wenn Sie in der Benutzung Wünsche für zukünftige Entwicklungen feststellen, freuen wir uns sehr über Ihr Feedback.

Treten Sie hierzu einfach mit Ihrem zuständigen Ansprechpartner für die IT, Herrn Martin Hahn, in Kontakt.